INVENTARIO ANUAL
El conjunto de las Fichas de Registro [GCE-FRE] actualizadas cada año y el Informe de Gestión Anual [GCE-IGA] son los documentos que cada institución pública debe remitir al Museo de Arte Costarricense anualmente. Todos estos documentos deben ser resguardados en formato digital por cada una de las instituciones coleccionistas que lo elaboran (su impresión no es práctica, el trabajo digital implica un ahorro en impresiones y papel en beneficio del ambiente), según las indicaciones de gestión y organización de archivos digitales.
El Jerarca Institucional debe remitir en un ÚNICO ENVÍO institucional (por ministerio o institución) según las fechas establecidas en la calendarización. No se aceptarán envíos individualizados por departamentos, oficinas o edificios de la misma institución. El Museo de Arte Costarricense se reserva el derecho de regresar cualquier envío incompleto que no cumpla con las indicaciones aquí expuestas. Para casos de envíos incompletos, o erróneos se extenderá un plazo para la rectificación de la información, según un calendario previamente establecido por el Museo.
DOCUMENTOS DEL INVENTARIO ANUAL
El envío anual institucional debe incluir:
1. Informe de Gestión Anual [GCE-IGA]:
Este documento debe ser firmado digitalmente. Luego de su firma debe ser remitido por el Jerarca Institucional al Museo de Arte Costarricense. En este formulario debe incluirse toda la información indicada anteriormente [ver sección 4.3a]. Este documento debe estar en los anexos incluidos dentro del propio correo electrónico de remisión.
2. Todas las Fichas de Registro [GCE-FRE]:
Como documentos individuales en formato PDF, cada uno firmado por el Responsable Institucional de Colecciones, (el primer envío de formularios GCE-FRE podrá venir sin firmar, para facilitar las correcciones y cambios remitidos por el MAC. Todos estos documentos se encontrarán en la carpeta “C Inventario Institucional” del Archivo Digital de Colecciones.
PASOS A SEGUIR PARA EL ENVÍO ANUAL
A continuación le explicamos los pasos a seguir para la remisión de los inventarios anuales. Todos ellos se encuentran detallados en el manual técnico en la sección 4.4 Archivar y comunicar el inventario institucional.
A. Pasos para el envío anual de las Fichas de Registro [GCE-FRE]
1. Ingrese al Expediente de Obra Digital de cada obra, donde se encuentra almacenada la Ficha de Registro [GCE-FRE].
2. Abra el formulario (este paso se debe hacer por cada uno de los formularios). Revise que la información esté completa.
3. Abra el formulario, revisar que la información esté completa y actualizada.
4. Actualice la fecha de la casilla “Sobre el llenado de este formulario” (campo 46).
5. Haga click en el campo “Firma Digital”. Aparecerá una ventana emergente. 6. En la ventana emergente, realice el proceso normal de firma digital.
7. Al colocar la firma, el programa pregunta por un nuevo nombre para el documento, si no lo cambia este reemplaza al documento editable y no podrá hacer más modificaciones. Por lo que mantenga el mismo nombre y agregue al final un espacio y el año de envío: Ejemplo: MCJ-MAC-01 2020
8. Guarde el documento en la carpeta “C Inventario Institucional”. En esta carpeta se deben guardar todas las fichas firmadas en PDF en la carpeta del período correspondiente (año).
9. Este formulario debe ir firmado por el Responsable Institucional de Colecciones.
10. Una vez esté firmado por ambos funcionarios, el documento está listo para ser enviado al Museo de Arte Costarricense en el envío anual, por correo electrónico, a la dirección colecciones.estatales@mac.go.cr
B. El correo de confirmación de recibido del Informe Anual por parte del Museo de Arte Costarricense incluye:
1. Nota de acuse de recibo.
2. Observaciones y correcciones: Se adjuntará, en caso de ser necesario, un documento en el que se indica las correcciones a las Fichas de Registro [GCE-FRE] que fueron identificadas con errores o faltantes de información. Este debe almacenarse en la subcarpeta “B.2 Comunicaciones”, en la carpeta “B. Herramientas digitales de
gestión.
Después de este paso, el proceso de actualización del inventario ha finalizado por el período.
NOTA SOBRE EL PESO DEL ENVÍO
Para las colecciones extensas, cuyas Fichas de Registro [GCE-FRE] excedan el peso permitido para el envío mediante correo electrónico, se deberán enviar las Fichas de Registro por algún medio de transferencia digital de archivos a la cuenta colecciones.estatales@mac.go.cr utilizando un servicio gratuito y seguro en línea para este propósito. Se recomienda utilizar páginas y servicios seguros y reconocidos como Google Drive®, WeTransfer®, Dropbox®, Microsoft oneDrive®, Amazon Cloud Service®, o similares. Se debe enviar en el correo de remisión un link de descarga a las fichas, pero el Informe de Gestión Anual [GCE-IGA] deberá estar incorporado como un adjunto al propio correo, ya que este archivo jamás podrá ser más pesado que lo permitido.
FORMULARIOS ASOCIADOS
GCE-FRE FICHA DE REGISTRO
Las instrucciones para el ingreso de los datos a este formulario digital se encuentran detalladas en la sección 2.2 (página 37)
Nota:
+ Recuerde que los archivos fotográficos que se incorporan al formulario no deben ser en alta calidad, debido a que esto hace que el peso final del formulario sea excesivo. Se recomienda que el peso máximo por imagen sea de 1,5 MB.
+Se debe llenar un formulario de estos por cada obra de arte de la colección.
GCE-IGA INFORME DE GESTIÓN ANUAL
Las instrucciones para el ingreso de los datos a este formulario digital se encuentran detalladas en la sección 4.3 (página 66)
Nota:
Este formulario se llena una vez al año, y se envía junto con todas las GCE-FRE de la colección.